Předávání dat do školní matriky

Školní matrika školy nebo školského zařízení je v novém školském zákoně (zákon č. 561/2004 Sb.) formulována jako nové označení pro evidenci dětí, žáků a studentů škol a školských zařízení. Zákon v § 28 výslovně vymezuje okruh údajů ve školní matrice vedených, subjekty odpovědné za vedení školní matriky, subjekty zapojené do sdružování údajů ze školních matrik a další náležitosti vedení školní matriky. Předávání údajů upravuje vyhláška č. 364/2005 Sb., resp. č. 389/2006 Sb. o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení).

V současné době se předpokládá předávání individuálních dat ze školních matrik vyšších odborných škol, středních škol a konzervatoří a základních škol, tedy škol poskytujících stupeň vzdělání. Ostatní školy a školská zařízení mají povinnost matriku vést, ale i nadále se u nich předpokládá sběr dat prostřednictvím standardních statistických výkazů. Předávání individuálních dat ze školních matrik bude možné jen při elektronickém vedení školní matriky školou.

 

Škola OnLine a školní matrika

Škola OnLine plně podporuje předávání dat do školní matriky pro všechny typy škol, které mají povinnost předávat data v tzv. standardním sběru dat.

 

Nutnou podmínkou pro úspěšné předání dat je mít u všech studentů správně vyplněná data. Většinu údajů předávaných do školní matriky naleznete na kartě studenta. Údaje týkající se průběhu školní docházky se vyplňují při zařazování studentů do tříd a v přehledné formě jsou vypisovány na přehledu studenta.

Karta studenta

Většinu předávaných údajů mohou třídní učitelé, resp. administrátoři aplikace nastavit na kartě žáka. Datová věta má své povinné položky, tj. údaje, které musí být za všech okolností v každé datové větě nastaveny. Takové položky jsou v aplikaci podbarveny žlutě.

 

U většiny údajů předávaných do centrální matriky je nutné sledovat vývoj hodnot v čase. Aplikace podporuje následující typy položek:

·        Bez historie – u údaje není vůbec sledována historie. Změna má i zpětný účinek.

·        Implicitní historie – historie je sledována, změna nabývá platnosti od data vyplnění.

·        Explicitní historie – i u položek s touto historií je sledována každá změna. Na rozdíl od implicitní historie je však možné/nutné při každé změně zadat i termín od kterého změna vchází v platnost.

 

Explicitní historií disponují všechny položky, u kterých je k dispozici tlačítko se symbolem „H“. S ohledem na mírně složitější způsob evidence je tento typ historie využíván především u údajů, které mají vliv například na financování žáků. Zadávání údajů do položek s implicitní historií je značně příjemnější, protože prakticky není rozdílu od stavu, kdy není sledována historie. U těchto položek je však nutná i vyšší kázeň uživatelů, aby změna stavu byla zaevidována co nejdříve.

Správa historie žáka/studenta

Veškeré hodnoty evidované v historii žáka/studenta je možné spravovat formulářem Historie položek žáka/studenta, který je dostupný tlačítkem „Historie položek“, umístěným na každé kartě žáka/studenta. Tento formulář poskytuje nejen prostředky pro mazání celých záznamů z historie, ale slouží i pro změnu termínů evidovaných u jednotlivých změn. Termíny je možné upravit poklepáním do sloupce „Datum“, ve kterém zaevidujete změny. Následně je třeba vše uložit tlačítkem „Uložit změny“.

 

Řada chyb v datech předávaných do školní matriky je způsobena právě chybnou evidencí hodnot s ohledem na historii. Například pokud žák/student navštěvuje školu od 1.9.2007, je nutné od stejného termínu mít vyplněné i rodné číslo, stejně jako jeho jméno a příjmení.

 

Přehled studenta

Formulář Přehled studenta zpřístupňuje na jednom místě veškeré údaje o dosavadním průběhu studia žáka. Z této agendy jsou čerpány údaje o zařazení žáků/studentů do tříd. Je zde také možné upravit některé údaje o zahájení/ukončení vzdělávání. Formuláře je možné využít i při opravě údajů o zařazení žáka/studenta do třídy. K tomuto účelu je v evidenci dostupný červený křížek, který umožňuje smazat poslední záznam o průběhu vzdělávání.

Hromadné nastavování údajů

Řada vyplňovaných údajů je vždy společná určité skupině žáků. Například obor vzdělání či zaměření může být stejný pro všechny žáky ve třídě. Za tímto účelem je v informačním systému přítomen formulář pro hromadné nastavení údajů.

 

Jak provádět hromadné nastavení údajů? V menu zvolte položku Administrace -> Osobní data -> Studenti – matrika. Zobrazí se Vám filtr, kterým můžete omezit výběr studentů, u kterých chceme údaj nastavit. Stiskem tlačítka Zobrazit již uvidíme tabulku, ve které budou figurovat pouze ti žáci, kteří vyhovují zadanému filtru.

 

Pod tabulkou žáků je možné nalézt tlačítko Hromadné nastavení, které nás nasměruje na již zmiňovaný formulář pro hromadné nastavování údajů.

 

V jeho první části je nutné nejprve zvolit položku, kterou chcete hromadně nastavovat – můžeme si zde vybrat například obor vzdělání, státní občanství, vzdělávací program, atd. Na základě Vámi provedeného výběru se budou měnit položky v seznamu možných hodnot, tak aby byly vždy poplatné námi zvolené nastavované položce. U položek s tzv. explicitní historií je navíc nutné vyplnit datum, ke kterému změna nabývá platnosti.

 

Po nastavení příslušných hodnot můžeme ještě zkontrolovat seznam studentů, u kterých má dojít ke změně. Tito studenti musí mít zaškrtnutý příznak Vybrat. A pokud například jeden ze žáků ve třídě má jiné státní občanství, je možné ho tímto způsobem ještě vyloučit z hromadného nastavování položky.

 

Dopadla-li i poslední kontrola dobře, můžeme již stiskem tlačítka Nastav vyvolat akci jejímž výsledkem bude hromadně nastavený údaj u všech Vámi zvolených studentů.

 

Části školy

Každá škola může být dále členěna na několik částí. Většina škol bude mít pravděpodobně pouze jednu část. Pokud však škola vznikla například sloučením dříve samostatných subjektů, nacházejících se na několika různých adresách, případně používá-li škola ještě jiný evidenční program atp., je vhodné školu rozdělit na několik separátních částí.

 

Administrovat části školy je možné prostřednictvím formuláře, který vyvoláte z menu Administrace -> Nastavení -> Vlastnosti školy. Ve spodní části tohoto formuláře jsou v tabulce přehledně zobrazeny všechny školy příslušející právnické osobě. Části příslušné školy je možné si zobrazit a případně dále upravovat po stisku tlačítka Části u příslušného zařízení.

 

Nastavení částí školy bude většinou pouze jednorázovou akcí a ke změnám v této agendě bude docházet pouze velmi zřídka.

 

Získání dat pro následné předání do školní matriky

Sběrná období

Předávání údajů ze školní matriky probíhá dvakrát ročně. Základní sběr zahrnuje údaje podle stavu k 30. září a aktualizační sběr podle stavu k 31. březnu.

 

Generování dat

Data do centrální školní matriky jsou předávána prostřednictvím datových souborů pro každou část školy. Jeden soubor obsahuje údaje o všech žácích školy. Druhý obsahuje anonymizované údaje o žácích se speciálními potřebami.

 

Tyto datové soubory jsou generovány zcela automaticky aplikací Škola OnLine prostřednictvím formuláře „Export dat do ÚIV“ v sekci Administrace.

 

 Datové soubory obsahují jednotlivé datové věty. Ty jsou generovány na základě údajů uložených v evidenci. Přičemž platí, že pro každého žáka/studenta je v souboru minimálně jedna datová věta. Datových vět může však být i daleko více pokud docházelo ke změnám v historie položek nebo došlo ve sběrném období ke změně v evidenci sběrného období.

 

Předání dat do školní matriky

Vlastní předávání dat do školní matriky probíhá prostřednictvím aplikace „Matrika“, která byla vytvořena Ústavem pro informace ve vzdělávání. K této webové aplikaci můžete přistupovat prostřednictvím adresy https://matrika.uiv.cz/matrikas/.

 

Protože aplikace pracuje s citlivými údaji, je nezbytné se nejprve přihlásit. Jako přihlašovací jméno použijete resortní identifikátor právnické osoby (RED_IZO). Do pole Heslo zadáte vygenerované heslo, které vám bylo zasláno pracovníky ÚIV. Pokud již jste s aplikací dříve pracovali, použijete pro přístup Vámi dříve zvolené heslo.