Opravdu musí školní informační systém zlobit žáky i školu?

Před několika dny vyšel v Plzeňském deníku článek „Server zlobí žáky i školu“, který popisuje závažné problémy Střední průmyslové školy v Klatovech způsobené výpadkem jejich školní agendy. Byť tato škola nevyužívá produkty naší společnosti i my jsme na lince zákaznické podpory školního informačního systému Škola OnLine zaznamenali několik dotazů od uživatelů dotazujících se na zabezpečení námi provozovaného řešení proti selhání. Pojďme se proto nyní detailně podívat, jaká rizika hrozí školám při provozování školních informačních systémů a jak je mohou eliminovat.

Školní informační systémy se v posledních letech staly velmi důležitými pomocníky pro řízení školy a prakticky dnes nenajdeme školu, která by si bez nich dovedla představit svůj každodenní provoz. Již dávno tak neplatí, že školy používají informační systémy pouze pro vedení školní matriky, v lepším případě pro tisk vysvědčení. Soudobé aplikace jsou využívány pro vedení elektronických třídních knih a žákovských knížek, či přímo pro e-learning a testování žáků. Řada škol skrze ně komunikuje se svými žáky a jejich rodiči. Užitečnými pomocníky jsou též při řešení mimořádných situací, mezi něž nepochybně patří absence učitele, či pořádání školní akce.

Jen málokterá škola si až do okamžiku, kdy vyvstanou potíže, uvědomuje, že provozování lokálního školního informačního systému (Bakaláři, SAS, dm Evidence,…) nekončí jeho instalací. O tak zásadní věc, jakou školní informační systém a především data v něm obsažená jsou, je však potřeba se starat soustavně a s náležitou péčí a profesionálními zkušenostmi. V opačném případě totiž nestojí před otázkou, zda nás může poskytnout problém stejný problém jako školu z uvedeného článku, ale kdy nás postihne.

IT správci by se měli hluboce zamyslet ještě před vlastní instalací školního informačního systému. Při zajišťování spolehlivosti celého řešení totiž hraje primární roli hardware. Informační systémy by rozhodně neměly být provozovány na běžném počítači, protože ty nejsou konstruovány pro běh v režimu 24x7. Pro nepřetržitý běh aplikací jsou určeny servery, přičemž tyto speciální počítače mohou disponovat i redundantními prvky, které snižují pravděpodobnost potíží. Při nákupu serveru musíme počítat minimálně s trojnásobně vyššími náklady oproti běžnému kancelářskému počítači – jejich cena totiž začíná přibližně na 21 000 Kč).

Nákupem serveru s redundantními disky snížíme riziko ztráty dat a výpadku, ale stále je zde velmi reálné riziko, že o data přijdeme. Data bychom tak měli pravidelně zálohovat mimo server. Za tímto účelem je možné využívat například externí pevný disk, nebo lépe síťové úložiště NAS. Externí pevné disky pořídíme již za necelých 2000 Kč, ceny NAS s disky pak začínají na 5000 Kč.  Nesmíme ale zapomenout ani na mzdové náklady spojené s prací technika, jež bude zálohování každý týden provádět. Ty se za rok hravě přehoupnout přes 6000 Kč a to navíc za předpokladu, že pro tuto činnost nebudeme využívat externích techniků, ale zaměstnance školy.

Zajištění bezpečného běhu školní agendy Bakaláři tedy školu vyjde v součtu na téměř 30 000 Kč.  I tak je ale prevence výrazně levnější než využití firem specializujících se na záchranu poškozených pevných disků. Pokus o získání dat z poškozeného pevného disku totiž může školu vyjít i na více jak 50 000 Kč a to navíc bez garance úspěchu.

Školy, které využívají nejrozšířenější webový školní informační systém Škola OnLine, výše uvedené řešit nemusí. O bezpečnost dat, stejně jako zajištění běhu celého řešení se starají technici provozovatele. Škola má tuto službu obsaženou již v každoročním poplatku za využívání Školy OnLine. Kvalitně zabezpečený školní informační systém si přitom může dovolit i ta úplně nejmenší malotřídní základní škola, protože cena za něj je již od 2100 Kč.

Pro stabilní běh řešení je využíváno výhradně servery od předních dodavatelů - IBM a HP. Zajištěn je i jejich rychlý servis v případě nenadálého výpadku. Ano, Škola OnLine není provozována na jednom serveru, ale rovnou na celé řadě serverů. Aplikační servery Školy OnLine jsou provozovány v rámci webové farmy, což umožňuje plnohodnotný provoz řešení i při výpadku některého z nich. Databázové servery jsou pak provozovány v rámci databázového clusteru.

Data, které školy uchovávají v rámci školního informačního systému, jsou uchovávána na diskovém poli s RAID řadičem. Tímto způsobem jsou data zabezpečena proti selhání pevného disku a ztrátě dat. Veškerá data se navíc pravidelně zálohují do jiného úložiště, aby bylo zajištěno bezpečné uchování dat i pro případ aplikačního selhání. Data jsou uchovávána i v jiné zabezpečené geografické lokalitě, kam jsou pravidelně přenášena a uchovávána v zašifrované podobě.

Dostupnost a řádný běh všech hardwarových a softwarových komponent řešení je navíc bez zásahu techniků kontrolována v krátkých časových intervalech. V případě zjištěných problémů jsou okamžitě informováni příslušní technici formou SMS a e-mailů. Údaje o stavu řešení a jeho vytížení jsou též na LCD panelu prezentovány v místnosti techniků, kteří mohou v předstihu zasáhnout a odvrátit tak případnou hrozbu.

Z předešlého tedy vyplývá, že Škola OnLine školám ve standardu poskytuje mnohem větší garanci bezpečnosti provozu školního informačního systému, než jakou jsou školy kdy schopny zajistit vlastními silami při akceptovatelných nákladech.