Jak na archivaci školní dokumentace?

Na konci školního roku nastává čas pro archivování třídní knihy, či katalogových listů. Tyto materiály je možné ze Školy OnLine jak vytisknout a archivovat v papírové podobě, tak je vygenerovat např. do formátu PDF a uložit je elektronicky na datovém médiu (CD, DVD).

Třídní knihu vygenerujete a vytisknete velmi rychle a jednoduše podle tohoto NÁVODU.

Katalogové listy je nejjednodušší generovat z Tiskových sestav a to následujícím způsobem:

1. Pokud ještě nemáte nakopírovaný vzor sestavy, je nutné tak učinit v menu Ostatní – Tiskové sestavy – Seznam sestav. Zde se přepnete na záložku Tiskové sestavy Školy OnLine a v adresářové struktuře v levé části obrazovky rozbalíte složku Administrace a poté Školní matrika. V pravé části poté vyberete sestavu „Katalogový list ZŠ“ nebo „Katalogový list SŠ“ a dáte kopírovat. Při kopírování zaškrtněte jak volbu „Upozorňovat na aktualizaci sestavy“, tak volbu „Nabízet pro generování z formuláře“. Pokud sestavu již nakopírovánu máte, zkontrolujte, zda je aktuální – u neaktuálních sestav se zobrazuje žlutý výstražný trojúhelník.
2. Vstupte do menu Administrace – Osobní data – Školní matrika, zde si vyfiltrujte třídu, pro kterou chcete katalogové listy generovat (např. u položky „Třída“ zadejte „začíná na“ a uveďte začátek názvu třídy, tedy například „IX.A“). Jakmile se zobrazí seznam s vyfiltrovanými žáky/studenty stiskněte v pravém dolním rohu tlačítko s tiskárnou a na seznamu dostupných sestav klikněte na tlačítko „generovat“ u sestavy „Katalogový list“.
3. V novém okně se Vám otevřou hotové katalogové listy, připravené k tisku. Nyní můžete buď přímo tisknout pomocí tlačítka „tisknout“ vlevo nahoře, nebo si pomocí tlačítka "uložit" vyberete do jakého formátu chcete katalogové listy uložit (pro účely archivace, či pozdějšího tisku doporučujeme formát „pdf“).