Jak správně zařadit do tříd nově příchozí žáky?

Nyní během prázdnin je ta nejvhodnější doba na to, abyste si v klidu připravili vše pro nový školní rok. Jak správně ukončit žáky, kteří ukončili vzdělávání, ať už na základní či střední škole i žáky, kteří jen odcházejí na jinou školu, jsme si ukázali v minulém článku Nezapomeňte odchod žáků z Vaší školy promítnout i do školní matriky a v tomto článku se podíváme na to, jak do tříd zařadit nové žáky.

Pokud používáte moduly Školy OnLine Přijímací řízení nebo Zápis do 1. třídy, stačí pouze žáky zařadit do tříd (musíte mít třídy v roce 2015/2016 samozřejmě vytvořené a to buď ručně, či pomocí Průvodce převodem dat na nový školní rok - podrobnosti najdete v článku Připravte Školu OnLine na nový školní rok 2015/2016), na toto zařazování se blíže podíváme v dalším článku a nyní si podrobně popíšeme, jak postupovat v případě, že o svých budoucích žácích zatím nemáte ve Škole OnLine žádné informace a chcete je pouze zadat do matriky a zařadit - tedy většinou přestupy žáků nebo v případě, že jste ve Škole OnLine neevidovali Přijímací řízení či Zápis.

Zařazení žáků probíhá většinou ve třech krocích:

1. Vytvoření karty žáka v matrice

• Vstupte do menu Administrace - Osobní data - Školní matrika a klikněte na tlačítko Nový záznam. Tím získáte prázdnou kartu žáka, kde v tuto chvíli postačí vyplnit příjmení a jméno a kliknout na tlačítko Uložit.
• Takto vytvořenou kartu je již možné zařadit do třídy (viz. krok 2), jakmile je karta zařazena získá k ní přístup třídní učitel, který obvykle doplňuje ostatní údaje o svých žácích.
• Pokud jste administrátorem systému a víte, že údaje budete vyplňovat pouze Vy, můžete vše co o žákovi víte doplnit na jeho kartu již v tomto kroku, tedy před zařazením do třídy - podrobněji si vyplňování karty popíšeme v kroku 3.

2. Zařazení žáka (žáků) do třídy

• Vstupte do menu Administrace - Číselníky - Třídy, tlačítkem Složení u příslušné třídy vstupte na její složení (tedy seznam žáků ve třídě) a poté ve spodní části obrazovky klikněte na tlačítko Přidat žáky/studenty:

• V tomto formuláři je potřeba vyplnit všechny položky. Začneme tedy vždy od shora - třída je již předvyplněná, pokud žák nastupuje k 1.9.2015, je toto datum již také předvyplněno.
• Do kolonky Důvod vyplňujete, zda se žák řádně vzdělává (většina případů), či třeba opakuje ročník.
• Kód zahájení nám říká, jakým způsobem žák zahajuje docházku na Vaší škole - tedy zda se jedná o nástup do 1. třídy či 1. ročníku ZŠ, nebo třeba o přestup z jiné školy.
• Dále vyberete ročník do kterého žáka zařazujete a datum zahájení vzdělávání - jedná se o datum zahájení vzdělávání na Vaší škole (nikoli zahájení celkového vzdělávání žáka), tedy i v případě přestupu se bude jednat opět o 1. 9. 2015.
• Posledním krokem je vybrat ze seznamu v levém okénku žáka (či žáky, je možné založit karty pro více přicházejících žáků a poté je najednou zařadit) a to pomocí jednoduché šipky (přesune pouze označeného žáky či žáky) nebo pomocí dvojité šipky, která přesune všechny žáky z levého okénka doprava.
• Celý proces zařazení dokončíte tlačítkem Uložit.

3. Doplnění údajů ve školní matrice

• Pokud jste zařazovali pouze několik jednotlivých žáků, doplníte jim jejich údaje na jednotlivých kartách.
• Na záložce Osobní údaje doplníte osobní údaje žáka - nezapomeňte na místo a stát narození - tento údaj se sice na MŠMT nepředává, ale tiskne se na vysvědčení.
• Na záložce Probíhající vzdělávání je automaticky předvyplněno datum a kód nástupu (pokud je již žák zařazen ve třídě), ostatní údaje je potřeba doplnit. Jejich doplnění probíhá pomocí tlačítek se symbolem "H" neboť u těchto položek je evidována historie. Také je potřeba se přepnout na podzáložku Cizí jazyky a doplnit zde jazyk nebo jazyky, kterým se žák vyučuje a od kdy
• Dále je potřeba vyplnit záložku Adresy, zde postačí trvalý pobyt - aplikace Vám bude sama "našeptávat" (více si o našeptávači adres můžete přečíst v článku Zadávání adres ve Škole OnLine je nyní výrazně jednodušší).
• Z povinných položek Vám v tuto chvíli zbývá ještě Předchozí vzdělávání, kde je potřeba vyplnit alespoň typ školy odkud žák přišel (mateřská škola, základní škola z 2. ročníku a podobně).
• Výše jmenované údaje jsou důležité pro odeslání dat na MŠMT. Určitě však doporučujeme zadat i zákonné zástupce u nezletilých žáků a pokud žáci mají nějaké zdravotní postižení, musíte vyplnit i to.
• V zásadě platí, že všechny žlutě podbarvené položky jsou povinné pro předání dat na MŠMT.
• Pokud jste krokem 2 zařazovali více žáků, či dokonce celou třídy, máte možnost velkou část matričních údajů vyplnit hromadně a to pomocí tohoto jednoduchého postupu:

1. vstupte do menu Administrace - Osobní data  - Školní matrika
2. do filtru zadejte např. Třída - začíná na - 1.A
3. poté se zobrazí seznam žáků 1.A a pod ním naleznete rozbalovací seznam, kde vyberete Hromadné nastavení položek a dáte Vyvolat akci
4. vyberete příslušnou školu
5. vyberete položku, kterou chcete nastavit např. Financování žáka/studenta
6. vyberete hodnotu, kterou chcete žákům nastavit např. Standardní financování
7. označíte možnost Nastavit od data zahájení
8. dokončíte tlačítkem "Nastav"
9. body 5-8 opakujete pro všechny položky, které chcete žákům hromadně nastavit

• Podobným způsobem je možné nastavit žákům hromadně cizí jazyk, kterému se učí a to tak, že pod seznamem žáků v matrice vyberete z rozbalovacího seznamu možnost Hromadné nastavení cizích jazyků.