Škola OnLine Spisovka je první spisovou službou určenou především pro potřeby škol a vzdělávacích organizací.
Spisová služba nabízí široké možnosti v oblasti evidence a oběhu elektronických dokumentů. Řešení poskytuje školám komplexní služby od příjmu a vytváření elektronických dokumentů až po jejich archivaci a následnou skartaci.
Práce ve spisové službě probíhá pouze prostřednictvím webového prohlížeče, který nabízí všem zapojeným pracovníkům školy jednoduché, flexibilní a intuitivní uživatelské prostředí pro veškeré činnosti, které musí s elektronickými dokumenty provádět.
Škola OnLine Spisovka splňuje všechny povinné náležitosti, které školám ukládá zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, § 63, odst. 2, písmeno a.
Nejdůležitější funkce Spisovky
- podpora kompletního životního cyklu dokumentů - od příjmu nebo vytvoření až po skartaci
- definice šablon pro oběh dokumentů – pro vybraný typ dokumentu si škola nastaví jeho „trasu“ oběhu (kdo se má daným dokumentem zabývat a v jakém pořadí)
- podpora více složek organizace - důležité pro školy a organizace, které mají více částí: např. základní školu, mateřskou školu, základní uměleckou školu, školní jídelnu a školní klub
- škálovatelnost - podle velikosti školy, jejích částí, počtu dokumentů a aktuálního zatížení systému je možné pružně navyšovat výkonnost spisové služby
- napojení spisové služby na datové schránky - jedná se o napojení na systém Datových schránek, které plně odpovídá zákonu 300/2008 Sb o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Tento moderní způsob komunikace se státní správou je jedním z modulů, které je možné provozovat v prostředí spisové služby.
- napojení na e-mailovou schránku - komplexní evidence přijaté a odeslané elektronické pošty
- vazba na Active Directory - spisová služba může využívat pro přihlašování uživatelů stávající uživatelské účty uložené v Active Directory školy
Co přináší Škola OnLine Spisovka vedení školy?
-
možnost stanovení pravidel oběhu konkrétního typu dokumentu
-
možnost průběžné kontroly stavu zpracování školních dokumentů jednotlivými pracovníky
-
pravidelné zálohování a bezpečnou archivaci dat aplikace
-
práci se systémem bez nutnosti cokoli instalovat (webová aplikace) i bez nutnosti speciálních školení pro správu dat či jeho administraci
Co přináší Škola OnLine Spisovka běžným uživatelům?
Jak začít se pracovat se spisovou službou?
Kontaktujte nás e-mailem na adrese obchod@skolaonline.cz, nebo na telefonním čísle 378 229 460, lze domluvit bezplatné vyzkoušení spisové služby i prezentaci dalších možností práce s aplikací
