Jak předejít komunikačnímu chaosu mezi školou a rodiči

Jedna informace přijde e-mailem, druhá prostřednictvím školního informačního systému a další se objeví v neoficiální skupině rodičů. V množství komunikačních kanálů se pak rodiče snadno ztrácejí. Nevědí, který z nich mají pravidelně sledovat ani kde najdou aktuální a závazné informace od školy.

Škola by měla rodičům sdělit, kde zveřejňuje oficiální informace. Školní informační systém je vhodný zejména proto, že:

• je dostupný rodičům i zaměstnancům školy,
• soustřeďuje informace spojené se vzděláváním dítěte,
• odděluje pracovní komunikaci od soukromých účtů učitelů,
• umožňuje dohledat již odeslané informace,
• může rodiče upozornit na novou zprávu prostřednictvím notifikace.

Je vhodné zdůraznit, že telefon a osobní jednání zůstávají důležité pro naléhavé nebo citlivé situace.

Rodiče někdy očekávají odpověď okamžitě, přestože učitel během výuky nemůže zprávy průběžně sledovat. Škola by proto měla předem uvést například:

• v jakých pracovních dnech se zprávy vyřizují,
• jaká je obvyklá doba odpovědi,
• kam se obrátit v naléhavém případě,
• že informační systém neslouží jako nepřetržitá pohotovostní služba.

Před odesláním zprávy je dobré ověřit:

• komu je informace skutečně určena,
• zda předmět zprávy jasně vystihuje její obsah,
• zda zpráva obsahuje konkrétní termín a požadovanou reakci,
• zda se stejná informace neposílá opakovaně několika kanály,
• zda příloha neobsahuje zbytečné osobní údaje.

Ne všichni rodiče pracují s digitálními nástroji stejně snadno. Na začátku roku by proto škola měla:

• ověřit správnost kontaktních údajů,
• zajistit rodičům přístup do systému,
• stručně představit nejdůležitější funkce,
• určit, kam se obrátit při problémech s přihlášením,
• nabídnout vhodnou alternativu rodičům, kteří digitální kanál nemohou používat.

Nestačí pravidla zveřejnit pouze na webu. Třídní učitel by měl rodičům prakticky ukázat:

•  kde najdou rozvrh a jeho změny,
• jakým způsobem se omlouvá absence,
• kde jsou zprávy od školy,
• jak kontaktovat učitele,
• jaký kanál je považován za oficiální.

1. Jedna informace má mít jedno hlavní místo.
2. Každý komunikační kanál má jasně určený účel.
3. Zpráva vždy uvádí termín a požadovanou reakci.
4. Rodiče vědí, kdy mohou očekávat odpověď.
5. Citlivé záležitosti se neřeší hromadnou zprávou.

Dobře nastavená komunikace nespočívá v množství odeslaných zpráv, ale v jejich srozumitelnosti a předvídatelnosti. Pokud rodiče od začátku školního roku vědí, kde hledat oficiální informace, jak omlouvat dítě a jak kontaktovat školu, ubývá nedorozumění i opakovaných dotazů. Školní informační systém může být společným komunikačním bodem. Podstatné však je, aby škola stanovila jednoduchá pravidla a důsledně je dodržovala.

Používá vaše škola mobilní aplikaci Škola Online? Sdílejte s rodiči krátké videonávody, které jim ukážou, jak se v aplikaci orientovat, sledovat zprávy a pracovat s nejdůležitějšími funkcemi.