Průvodce administrátora přípravou na nový školní rok

Než začnete s převodem dat, doporučujeme zkontrolovat, že jsou všechny údaje za končící školní rok kompletní.

Ověřte, že nechybí zapsané vyučovací hodiny. Pomoci Vám může formulář Nezapsané hodiny, který zobrazí všechny dosud nedokončené zápisy. Pokud učitelé nemohou do třídní knihy zapisovat, zkontrolujte na formuláři Období roku, zda není pro dané období uzamčen zápis docházky.

Po dokončení všech zápisů doporučujeme třídní knihu archivovat způsobem, který odpovídá pravidlům Vaší školy. V případě potřeby ji můžete uložit ve formátu PDF nebo vytisknout

Poznámka: Školský zákon ukládá školám povinnost třídní knihu vést. Pokud je vedena elektronicky, právní předpisy obecně nevyžadují její tisk. Škola je však povinna zajistit její řádné uchování v souladu s pravidly pro archivaci dokumentů.

Archivaci třídní knihy doporučujeme provést co nejdříve po dokončení všech kontrol a převodu dat. Budete mít uzavřený předchozí školní rok a můžete se naplno věnovat přípravě nového.

Nejčastější komplikace při převodu dat vznikají kvůli neukončenému vzdělávání odcházejících žáků nebo nesprávnému zařazení žáků do tříd při převodu.

Zkontrolujte, že mají správně ukončené vzdělávání všichni absolventi i žáci přestupující na jinou školu.
Pokud potřebujete ukončit větší počet žáků, můžete využít také hromadné odebrání žáků ze tříd.

Více informací k ukončování vzdělávání žáků naleznete v článku na tomto odkazu. 

Průvodce převodem dat neumožňuje převést žáka do stejného ročníku. Pokud některý žák opakuje ročník, doporučujeme využít jeden z následujících postupů:

Převést žáka společně s ostatními do vyššího ročníku a po dokončení převodu jej v novém školním roce přesunout do správné třídy s opakováním ročníku.
Žáka při převodu nepřevádět a po založení nového školního roku jej zařadit do třídy ručně s kódem „Žák/student pokračuje ve vzdělávání“ a důvodem opakování ročníku z prospěchových nebo zdravotních důvodů.

Ukončení vzdělávání po převodu dat

Pokud se Vám nedaří uložit datum ukončení vzdělávání, pravděpodobně již byl žák převeden do nového školního roku. Stačí odstranit záznam se školním rokem 2026/2027 na formuláři Přehled žáka/studenta a poté ve školním roce 2025/2026 ukončit jeho vzdělávání.

Žák nenastoupí do dalšího školního roku

Pokud jste žáka omylem převedli do školního roku 2026/2027 a následně zjistíte, že do dalšího ročníku nenastoupí, není nutné převod dat opakovat. Na formuláři Přehled žáka/studenta stačí označit záznam se školním rokem 2026/2027 a odstranit jej. Tím bude záznam žáka z nového školního roku zrušen a ve školním roce 2025/2026 můžete následně zaevidovat správný způsob ukončení jeho vzdělávání.

Jakmile jsou data připravena, můžete přistoupit k převodu do nového školního roku.
Doporučujeme využít Zjednodušený převod, který automaticky převede všechny číselníky na pozadí a ve většině případů představuje nejrychlejší a nejbezpečnější variantu.

Více informací k převodu dat. 

Po dokončení převodu doporučujeme projít základní nastavení nového školního roku.

Třídy a třídní učitelé
Zkontrolujte správné zařazení žáků do tříd a ověřte, že jsou správně přiřazeni třídní učitelé.
Pokud byl některý žák zařazen omylem do jiné třídy, můžete jej jednoduše přesunout.

Skupiny
Nezapomeňte rozdělit žáky do skupin. Správné nastavení je důležité zejména pro správné zobrazení rozvrhu.

Rozvrhy
Po dokončení tvorby rozvrhu nezapomeňte provést aktualizaci kalendáře, aby se rozvrh zobrazil učitelům, žákům i zákonným zástupcům.

Pokud se rozvrh nezobrazuje pouze některým žákům, doporučujeme nejprve zkontrolovat jejich zařazení do skupin.

Školní akce
Pokud první školní dny neprobíhá výuka podle běžného rozvrhu, doporučujeme využít školní akce s náhradním vyučováním.

Rozhodněte, od kdy mají mít uživatelé přístup do nového školního roku.
Můžete využít parametr, který přístup zpřístupní několik dní před začátkem školního roku, nebo jej dočasně zcela zakáže.
Současně doporučujeme zkontrolovat nové zaměstnance, uživatelské účty a případně vygenerovat a odeslat PIN kódy pro nové žáky a zákonné zástupce.

Ještě před zahájením školního roku doporučujeme nastavit na formuláři Období roku termíny uzávěrek klasifikace a docházky pro obě pololetí.
Díky tomu budou údaje správně zobrazovány také v rozhraní žáků a zákonných zástupců.

Před zahájením školního roku si ověřte, že máte splněny všechny důležité kroky.

Pokud jste všechny body úspěšně dokončili, je Vaše škola připravena na zahájení nového školního roku.