Tipy z podpory – Přístupy pro žáky a rodiče

Komunikace mezi školou, žáky a rodiči je dnes nedílnou součástí každodenního fungování školy. Zda se rozhodnete využívat uživatelské účty žáků a zákonných zástupců, je samozřejmě na Vás. Pokud ale chcete rodiče jednoduše informovat o dění ve škole a omezit množství telefonátů, e-mailů nebo papírových sdělení, může Vám Škola Online výrazně usnadnit práci.
Díky uživatelským účtům mají žáci i rodiče přístup k aktuálním informacím kdykoliv a odkudkoliv. Škola naopak získává efektivní nástroj pro předávání informací a vzájemnou komunikaci.

Doporučujeme připravit účty po dokončení převodu dat na nový školní rok, ještě před příchodem žáků do školy.
Pokud budou mít rodiče i žáci přístup připravený již od prvního školního dne, mohou okamžitě využívat všechny funkce, které jim škola zpřístupní. Zároveň se výrazně sníží počet požadavků na založení účtů nebo řešení problémů s přihlášením v prvních zářijových dnech.

Rozsah funkcí závisí na tom, které moduly Vaše škola využívá. Nejčastěji mají žáci a rodiče k dispozici:

• rozvrh hodin a změny v rozvrhu,
• průběžné i závěrečné hodnocení,
• docházku,
• zprávy a komunikaci se školou,
• domácí úkoly,

Zákonní zástupci mají navíc možnost přímo ze svého účtu:

• odesílat elektronické omluvenky,
• elektronicky potvrzovat seznámení se známkami,
• elektronicky potvrzovat seznámení s udělenými výchovnými opatřeními.
• sledovat přehled plateb s možností úhrady pomocí QR kódu 

Vedle webového rozhraní mohou žáci i zákonní zástupci využívat také mobilní aplikaci Škola Online, která nabízí nejčastěji využívané funkce přímo v mobilním telefonu.

Pomocí aplikace mohou například:

• přijímat upozornění na nové zprávy nebo změny v rozvrhu,
• odeslat omluvenku dítěte
• sledovat rozvrh hodin a suplování,
• zobrazit hodnocení a docházku,
• komunikovat se školou odkudkoliv.

Díky notifikacím mají rodiče přehled o důležitých změnách bez nutnosti pravidelně kontrolovat webové rozhraní.

Před začátkem školního roku můžete účty žáků a zákonných zástupců založit hromadně prostřednictvím vygenerování PIN kódů a jejich odeslání na evidovanou e-mailovou adresu rodiče. Na evidovanou e-mailovou adresu zákonného zástupce budou odeslány pokyny k registraci, které obsahují kompletní návod na založení uživatelského účtu prostřednictvím přiděleného PIN kódu.

PIN kód je jednorázový a po úspěšném dokončení registrace a vytvoření účtu jej již není možné použít znovu. Funkci pro hromadné generování PIN kódů naleznete v menu Evidence osob – Školní matrika – Zákonní zástupci nebo Evidence osob – Školní matrika – Žáci/studenti. Tento způsob je vhodný zejména při zakládání většího počtu účtů najednou, například před začátkem školního roku nebo při vytváření přístupů pro zákonné zástupce nově přijatých žáků prvních ročníků.

Pokud žák nebo zákonný zástupce nastoupí v průběhu školního roku, může účet založit individuálně administrátor systému nebo třídní učitel přímo na kartě žáka či zákonného zástupce pomocí tlačítka Založit účet.
Před založením účtu doporučujeme zkontrolovat správnost e-mailové adresy, protože na ni mohou být odeslány údaje potřebné k dokončení registrace a později také pokyny pro obnovu zapomenutého hesla.

Pokud má uživatel u svého účtu vyplněnou platnou e-mailovou adresu, může si heslo kdykoliv obnovit sám prostřednictvím odkazu Zapomenuté heslo na přihlašovací stránce systému.

Ve většině případů si tak rodiče i žáci obnovu vyřeší samostatně během několika minut, aniž by museli kontaktovat školu. Pokud to situace vyžaduje, může heslo zákonnému zástupci nebo žákovi změnit také administrátor systému, případně třídní učitel dané třídy.

Na začátku školního roku se nejčastěji setkáváme s těmito situacemi:

• Žák nebo zákonný zástupce nemá založený uživatelský účet. Poznáte to podle symbolu křížku u PIN kódu. Registrace nebyla uživatelem ještě provedena. Je třeba dokončit registraci nebo provést ruční založení účtu třídním učitelem nebo administrátorem systému.
• Chybí propojení zákonného zástupce s účtem žáka. Po přihlášení se rodiči nezobrazují informace o dítěti. Zkontrolujte vazbu zákonného zástupce na žáka ve školní matrice.
• U účtu není vyplněna nebo je uvedena neplatná e-mailová adresa. Bez správně evidované e-mailové adresy nelze dokončit registraci ani využít funkci pro obnovu zapomenutého hesla. Ověřte správnost kontaktních údajů a v případě potřeby je aktualizujte. O aktualizaci kontaktních údajů může rodič požádat i ze svého rozhraní. 
• Rodič se přihlašuje do účtu žáka místo do svého účtu. V takovém případě nemá k dispozici všechny funkce. Elektronické omluvenky, potvrzování známek a udělených výchovných opatření jsou dostupné pouze z účtu zákonného zástupce. Pokud rodič svůj účet dosud nemá, měl by požádat třídního učitele nebo administrátora školy o jeho založení.
• Uživatel nezná své přihlašovací údaje. Pokud má u svého účtu evidovanou platnou e-mailovou adresu, doporučte mu využít funkci Zapomenuté heslo na přihlašovací stránce systému. V případě potřeby může nové heslo nastavit také administrátor systému nebo třídní učitel. 
• Uživatel nezná své uživatelské jméno. Pokud si nepamatuje přihlašovací jméno nebo je při obnově hesla z bezpečnostních důvodů jeho zadání vyžadováno, je potřeba obrátit se na třídního učitele nebo administrátora systému. Ten může uživateli sdělit jeho uživatelské jméno, případně mu nastavit nové heslo.
• Škola potřebuje upravit bezpečnostní nastavení přihlašování. Platnost hesel zákonných zástupců i pravidla pro zablokování účtu po opakovaném chybném zadání přihlašovacích údajů lze nastavit prostřednictvím parametrů aplikace v kategorii Správa účtu.